כל מעסיק שמשלם לעובד 600 $ או יותר עבור השנה, כולל צורות של גמול noncash, חייב להגיש טופס W-2 עבור כל עובד שהיה כפוף ניכוי מס הכנסה. מעסיקים להגיש עותק של טופס W-2 עם ה- IRS למטרות דיווח מידע ולשלוח עותק לעובד לשימוש בהכנת החזר המס השנתי שלו (טופס 1040, 1040A או 1040EZ) וקביעת סך כל מס הכנסה. מעסיקים יכולים להגיש טופס W-2 עם מס הכנסה אלקטרונית או בדואר אם יש להם פחות מ -250 עובדי נושא; אם יש להם 250 עובדים או יותר הנושא, המעסיקים חייבים להגיש W-2 שלהם אלקטרונית.
על טופס W-2, המעסיקים חייבים לדווח על מספר זיהוי המעסיק שלהם; שם, כתובת ומיקוד; שם העובד, כתובת ומיקוד; שכר העובד, טיפים ופיצויים אחרים; מס ההכנסה הפדרלי שהמעסיק מנע מעובדיו של העובד (מה שהיה אמור להיות מועבר למס הכנסה); את סכום השכר של העובד בכפוף לביטוח לאומי ומסים מדיקייר; הסכום של מס ביטוח לאומי ו Medicare ניכוי; עצות לביטוח לאומי; טיפים שהוקצו; הטבות טיפול תלויות שהמעביד שילם או נטל לטובת העובד; הכנסה מתוכננת. וצורות אחרות של הכנסה, אשר יכול או לא ניתן לחייב במס, כגון עלות הכיסוי הבריאותי בחסות המעסיק ודחות שכר ל 401 (k) תוכניות (שניהם nontaxable של 2014). מעסיקים גם לדווח על מצב של העובד ואת ההכנסה המקומית ומסים מנוכה בצורת W-2.
אם מעסיק עושה טעות בטופס W-2 ותופס אותו לאחר הגשת הטופס, עליהם למלא טופס W-2c ולשלוח עותקים הן למס הכנסה והן לעובד כדי לתקן את השגיאה . מעסיקים צריכים לתת לכל עובד אשר כפוף W-2 דיווח עותק של הטופס על ידי יום העסקים הראשון בחודש פברואר (בדרך כלל 1 בפברואר).