ללא ספק, שמעת את הביטוי הנפוץ, "מפגש הוא מקום שבו דקות נלקחות שעות מבוזבז. "הרבה שעות רבות מבוזבזות על ידי פגישות. למעשה, כאשר מתבקשים לקרוא את שם הזמן הגדול ביותר בעבודה, 24% מהעובדים שנסקרו בשכר. com דיווח על פגישות ושיחות ועידה.

עובדים לא רק חושבים שהפגישות הן בזבוז זמן. נראה שגם הם חושבים שמפגשים מוצצים את החיים מהם. זה אולי נשמע דרמטי מדי עד שתשקול את התוצאות של סקר קלריזן / האריס. כשנשאל מה הם מעדיפים לעשות מאשר לשבת בפגישה מעמד, כמעט מחצית (46%) השיבו כי הם מעדיפים לעשות פעילות לא נעימה, כגון:

-> ->

• עבור אל DMV
• לשבת ולצפות צבע יבש
• לבלות 4 שעות נסיעה לעבודה
• לעבור תעלת שורש
• להסתפר ב בורי
• לארוז ולעבור לאנטארקטיקה

יתר על כן, 60% מהנשאלים גם אמרו כי הם מבלים יותר זמן בהכנות לפגישה מאשר הם מבלים בפגישה בפועל: הם מבלים בממוצע 4. 6 שעות בכל שבוע prepping עבור פגישות מעמד, ו הם מבלים 4 5 שעות בשבוע בפגישות המעמד.

בנוסף, 35% מהנשאלים לשקול פגישות סטטוס בזבוז זמן, 60% ריבוי משימות במהלך הפגישות.

עובדים רבים כבר מרגישים שהם הופכים לעובדים של 24 שעות, והם לא אוהבים את הרעיון של בזבוז זמן בפגישות חסרות משמעות. עם זאת, לפעמים יש צורך במפגשים, וכאשר הם מתנהלים כראוי, הם יכולים להיות פרודוקטיביים ונסבל - אם לא מהנה. הנה עשר דרכים שבהן תוכל לקיים פגישות פרודוקטיביות יותר.

1. לשבור את הרגל

רק בגלל שתמיד פגשת כל יום חמישי אחר הצהריים, אין זה אומר שאתה צריך להמשיך בדרך זו. כמה הרגלים צריך להיות שבור, וכמה מדיניות החברה צריך להיות מחדש. אתה צריך להיות מפגש מסיבה מסוימת, ולא רק בגלל שאתה רגיל לעשות זאת.

2. לשקול את האפשרויות שלך

שקול את האפשרויות האחרות שלך לפני שתזמן פגישה. במקום פגישות שבועיות, אולי תוכלי להיפגש כל שבוע אחר. דוחות מצב מפורט צריך לספק לך מספיק מידע כדי לדעת מה קורה בין פגישות ואתה תמיד יכול להרים את הטלפון כדי להתקשר למישהו אם יש לך שאלה. כמו כן, אם אתה נפגש כדי לשתף מידע, חשוב על שליחת מידע זה באמצעות הדוא"ל.

3. להיות סלקטיבי

לעולם אל תזמין משתתפים בפגישה "רק במקרה. "אם אין סיבה ברורה לאנשים מסוימים להשתתף בפגישה שלך, לא להזמין אותם או לבקש את נוכחותם. לדוגמה, אל תכריח את אנשי הטכנולוגיה להשתתף בפגישת המכירות שלך למקרה שתיתקל בבעיה בהפעלת מצביע הלייזר.

4. הכן מראש

יצירת סדר היום פגישה יאלץ אותך לחשוב דרך מטרת הפגישה וליצור מתאר רציף.כמו כן, הקפד לאסוף את כל המידע מראש. אתה לא צריך לעזוב את הפגישה כדי לאחזר פריט נשכח, וכו 'בנוסף, להזמין את החדר מראש, לאשר את ההזמנה, לבדוק את החדר כדי להיות בטוח כי כל האביזרים שלך (לוח, גיר עבור הלוח, וכו' ) נמצאים במקום המיועד.

5. להפיץ מידע אם הפגישה כוללת דיון בחומר מסוים, לשלוח מסמכים אלה מראש כך המשתתפים יהיה הרבה זמן לפני הפגישה כדי לסקור את החומר לגבש רעיונות. לשאול אנשים להביא שניים או שלושה שאלות, הערות או חששות לפגישה היא אחת הדרכים הטובות ביותר כדי להבטיח המשתתפים בפגישה לקחו את הזמן כדי לסקור את הנושא הנדון.

6. התחלה וסיום בזמן

כל המשתתפים הפסיקו את יום העבודה העמוס שלהם להשתתף בפגישה. לכבד את הזמן מספיק כדי להתחיל את הפגישה בזמן המיועד. המשתתפים המאוחרים יכולים לקבל תדרוך כאשר הפגישה הסתיימה. כמו כן, לשמור את העין על השעון כדי שתוכל לסיים את הפגישה בזמן. כמו כן, לא מרגיש שאתה צריך למלא את כל הזמן משבצת. אם תסיים את הפריטים סדר היום מוקדם, לתגמל את המשתתפים על ידי נותן להם לחזור לעבודה.

7. שמור על הקורס

עקוב אחר סדר היום כדי לשמור על הפגישה על המסלול שכן זהו המפתח לסיום בזמן. אל תאפשר למשתתפים להציג נושאים שאינם קשורים שיש להם פוטנציאל לשבש את הפגישה. כמו כן, ודא כי המשתתפים להישאר ממוקדים גם כן. בקש מהם להימנע משימוש בטלפונים, בטאבלטים ובמחשבים הניידים שלהם במהלך הפגישה (פגישה ללא מכשיר מכונה מפגש ללא טופלס).

8. שליטה הערות

אם מטרת הפגישה היא לפתור בעיות או לבוא עם רעיונות חדשים, תצטרך לבקש דעות מהקבוצה. עם זאת, אל תתנו אלה משתתפים עם אישיות חזקה לשלוט על הדיון. ודא שלכולם יש הזדמנות שווה להשמיע את דעתם. כמו כן, הימנע חוזר על כמה נקודות שוב ושוב. כתיבה בעיות או החלטות על לוח לבן או פליפכרט יכול למנוע זמן רב, תגובות חוזרות.

9. הגבל את PowerPoint

באפשרותך להשתמש ב- PowerPoint כדי להציג מספר גרפים, תרשימים או נקודות תבליט, אך אין לך פגישה מונעת PowerPoint. במילים אחרות, לא לזרוק את כל המידע שלך לתוך PowerPoint ולאחר מכן לבלות את כל הפגישה קריאת כל שקופית.

10. להיות ישר

אם החלטה מסוימת כבר עשה, לא להעמיד פנים שהמשתתפים נקראו יחד כדי להציע את דעתם או להחליט על מהלך פעולה. שום דבר לא גורם לעובדים להרגיש יותר פרודוקטיביים מאשר הפעלת זמן ומאמץ כאשר הקלט שלהם לא משנה.

השורה התחתונה

לפעמים, פגישות חיוניות, אך עובדים רבים מדרגים אותם בין החובות הגרועות ביותר הקשורות לעבודה. זה שווה את המאמץ כדי להפוך את הפגישות שלך יותר ממוקד, רלוונטי, ויעיל.