חברות ייעוץ פיננסי צריך להגביר את המשחק שלהם כשזה מגיע לפיקוח על פלטפורמות תקשורת חדשות יותר כמו מדיה חברתית הודעות מיידיות, מחקר על ידי ספקית פתרונות ציות Smarsh מופעים. דוח סקר תאימות לתקשורת אלקטרונית לשנת 2011 מדגיש את פערי התאימות ואת מה שהחברות צריכות לעשות.

ממצאים מרכזיים

הנה כמה ממצאים עיקריים מהדוח. (לקבלת מידע נוסף, ראה: למעלה כאבי ראש תאימות עבור יועצים פיננסיים .)

• חשוב יותר מתמיד לפקח על ציות, אבל העבודה היא גם להיות מאתגר יותר. כדי לעמוד בהתחייבויות, צוותי ציות מקבלים מקום ליד השולחן עם משאבי אנוש, טכנולוגיית מידע ואנשי שיווק.
• יש יותר דרכים לתקשר מאשר אי פעם. מדיה חברתית, הודעות טקסט והודעות מיידיות כל אחת מספקת ערוצים המרחיבים את מרחב ההיענות. אם יש פערים פיקוח, חברות יכולות להיות חשופות לסיכונים ציות.
• מחלקות התאימות חוששות כי נוהלי הפיקוח על התקשורת שלהן לא ימשיכו לפעול, שהגישות הנוכחיות לא יזהו את הסיכון בארגונים, וכי הן אינן מצליחות למקד משאבים ביעילות בתחומים המייצגים את הסיכונים הגדולים ביותר לחברה. סקירת ההודעות היא אזור של דאגה מיוחדת.

המחקר החדש, המתבונן בשימור ובקרה על תקשורת אלקטרונית, נמצא בשנה השישית. בעוד כמה חששות עולות בקנה אחד משנה לשנה, כגון בדיקה רגולטורית מוגברת ואת האתגר של הסתגלות ערוצי תקשורת חדשים, מגמות חדשות לייצר אתגרים חדשים. "פערי מדיניות, אכיפה ושימור נותרו גבוהים, והותיר את החברות חשופות להונאות, טעויות ועונשים לא חוקיים", טוען סמרש.

ועונשים אלה גדלים. לדברי סמרש, הקנסות שניתנו על ידי רשות הפיקוח על התעשיינים הפיננסיים, הקשורים לתיקי תקשורת אלקטרונית, הוכפלו פי שניים בין 2008 ל -2015, כאשר הם היו 6 דולר. 2 מיליון. הסקר ציין כי חמשת החששות העיקריים הקשורים לתקנות התקשורת האלקטרונית היו: בדיקה מוגברת על ידי הרגולטורים, הצורך לאזן את פרטיות העובדים מול חובות הפיקוח, הופעתם של ערוצי תקשורת חדשים, איומי אבטחה ברשת האינטרנט שמציבים פלטפורמות העברת הודעות אלקטרוניות ומשאבים אנושיים לא מספיקים כדי לעמוד צרכי פיקוח. (לקבלת מידע נוסף, ראה:

FINRA על מסלול לשנת שיא של קנסות .) יתר על כן, משאבים אלה אינם נטל רק על ידי פונקציות ציות. Smarsh אמר 65% מהמשיבים אמר פונקציות ציות היו אחראים לטיפול בבקשות לגילוי אלקטרוני או למטרות עסקיות אחרות.פחות מ -10% מהנשאלים אמרו כי הם מצפים לעלייה משמעותית במשאבים ב -12 החודשים הקרובים. יותר מרבע אמרו שהתקציבים הלא מספיקים היו בראש מעייניהם, ו -38% אמרו כי העדר משאבי אנוש הוא חשש, לעומת 30% בשנה שעברה.

מרחב ההיענות

Smarsh אומר כי קיים חשש מרכזי בהרחבת מערך הציות - מערך הערוצים והמכשירים האלקטרוניים שארגון משתמש בהם, הדורש מדיניות, שימור ופיקוח. אבל מה קובע אם הודעה היא רשומה עסקית היא התוכן שלה, כלומר ציות הצוות צריך לפקח על סוגים רבים של תקשורת, גם אלה על מכשירים אישיים או חשבונות מדיה חברתית. התקדמות מסוימת נעשתה בתחום זה, מציין Smarch. מספר החברות שמדיניותן מקיימת פלטפורמת שיחות ועידה באינטרנט עלתה ל -61% ב -2016, לעומת 50% ב -2015. אך "פערים אלה לא נסגרו", מסכם המחקר. אחוז החברות שיש להן מערכות ארכוב או פיקוח על ערוצי תקשורת חדשים נשאר יציב, ובמקרים מסוימים נפלו, מ -2015 עד 2016.

מקורות סיכון

48% מהנשאלים אמרו כי המדיה החברתית היא הערוץ העליון של סיכון הציות הנתפס. גם כאשר התקשורת החברתית אסורה, אחוז ניכר מהנשאלים אמרו כי יהיה להם ביטחון מינימלי שהם יכולים להוכיח כי האיסור עובד. חברות שמאפשרות אבל לא ארכיון מדיה חברתית לא יכול להיות חובות הפגישה, מזהיר מזהיר.

השורה התחתונה

על פי תקנות ניירות ערך שנועדו להגן על המשקיעים, חברות נדרשות להעביר לארכיון תקשורת עסקית אלקטרונית בתבניות שאינן ניתנות לשכתוב ולא ניתנות למחיקה (WORM) במשך שלוש שנים לפחות, סקירה של התכתבות ותקשורת פנימית. אבל בהתחשב בהגדלה המהירה בנפח ההודעות ובערוצים החדשים, פערים בשימור ובפיקוח נראים כבלתי נמנעים. "במילים בוטה, הפיקוח נשבר", אמר מנכ"ל סטיבן סמארש. (לפרטים נוספים, ראה:

ה- SEC מאכזב מספר שיא של מקרים כמו קנסות להישאר שטוח .)