מערכות מלאי תקופתיים ונצחיות הן שתי שיטות חשבונאיות מנוגדות שעסקים משתמשים בהן כדי לעקוב אחר כמות המוצרים שיש להן.

מהו מלאי תקופתי?

המערכת התקופתית משתמשת בספירה פיזית מדי פעם כדי למדוד את רמת המלאי ואת עלות הסחורה שנמכרה (COGS). קניות הסחורה נרשמות בחשבון הרכישות. חשבון המלאי ועלות הסחורות שנמכרו מתעדכנים בסוף תקופה קבועה - זה יכול להיות פעם בחודש, אחת לרבעון או פעם בשנה. עלות הסחורות שנמכרו היא מדד חשבונאי חשוב, אשר כאשר נגרע מהכנסות, מראה השוליים ברוטו של החברה.

-> ->

עלות הסחורות שנמכרו במסגרת מערכת המלאי התקופתית מחושבת כדלקמן:

תחילת יתרת המלאי + עלות רכישת מלאי - עלות סיום המלאי = מחיר טובין שנמכרו

מאז עסקים לעיתים קרובות לשאת מוצרים באלפים, ביצוע ספירה פיזית יכול להיות קשה זמן רב. תארו לעצמכם בעלות חנות לציוד משרדי וניסיון לספור ולהקליט כל עט כדורי במלאי. עכשיו להכפיל את זה עבור שרשרת האספקה ​​במשרד. מסיבות אלה, חברות רבות לבצע ספירה פיזית רק פעם אחת ברבעון או אפילו פעם בשנה. עבור חברות תחת מערכת תקופתיים, משמעות הדבר היא כי חשבון המלאי ואת העלות של סחורות נמכר הנתונים אינם בהכרח טרי מאוד או מדויק.

-> ->

מהו מלאי תמידי? לעומת זאת, המערכת התמידית עוקבת באופן שוטף אחר יתרות המלאי, כאשר עדכונים נעשים באופן אוטומטי בכל פעם שמוצר מתקבל או נמכר. רכישות והחזרות נרשמות מיידית בחשבון המלאי. כל עוד אין גניבה או נזק, היתרה בחשבון המלאי צריכה להיות מדויקת. עלות הסחורות שנמכרו החשבון מתעדכן גם ברציפות כמו כל מכירה. מערכות מלאי תמידי משתמשות בטכנולוגיה דיגיטלית כדי לעקוב אחר המלאי בזמן אמת באמצעות עדכונים שנשלחו אלקטרונית למסדי נתונים מרכזיים.

לדוגמה, במכולת באמצעות מערכת מלאי תמידי, כאשר מוצרים עם ברקודים הם swiped ושילם עבור, המערכת באופן אוטומטי עדכונים רמות המלאי במסד נתונים.

איזו מערכת טובה יותר?

מערכות חשבונאות מלאי תקופתיים הם בדרך כלל מתאים יותר לעסקים קטנים בגלל ההוצאות של רכישת הטכנולוגיה והצוות לתמוך במערכת מתמדת. עסק כגון סוכנות רכב או גלריה יכול להיות מתאים יותר למערכת מחזורית בשל נפח המכירות הנמוך ואת הקלות היחסית של מעקב אחר מלאי באופן ידני. עם זאת, העדר מידע מדויק על עלות הסחורות שנמכרו או יתרות המלאי בתקופות שבהן לא היה ספירה של מלאי פיזי לאחרונה עלול לעכב החלטות עסקיות.

עסקים עם נפח מכירות גבוה ומספר חנויות קמעוניות (כמו חנויות מכולת או בתי מרקחת) זקוקים למערכות מלאי תמידיות. להיבט הטכנולוגי של מערכת המלאי התמידי יש יתרונות רבים, כגון היכולת לזהות בקלות טעויות הקשורות למלאי. המערכת התמידית יכולה להציג את כל העסקאות באופן מקיף ברמת היחידה. תחת המערכת התמידית, מנהלים מסוגלים לבצע תזמון נכון של רכישות עם ידע ברור של כמות הסחורה על יד במקומות שונים. לאחר מעקב מדויק יותר של רמות המלאי מספק גם דרך טובה יותר של ניטור בעיות כגון גניבה.

השורה התחתונה

בסך הכל, מערכת המלאי הנצחי מציעה יתרונות רבים על פני המערכת התקופתית ומשמשת כיום את כל הקמעונאים הגדולים. עם זאת, בעל עסק קטן עדיין צריך לקחת בחשבון אם היתרונות של התקנת מערכת מלאי תמידי יהיה לעלות על ההוצאות הנוספות.