אדם שנדרש לנהוג לעבודה רשאי לקחת ניכוי קילומטראז על ההכנסה הפדרלית של מס הכנסה על פי קריטריונים מסוימים. בנוסף, אנשים לנצל את ההזדמנות הזו חייבים לתעד את הנסיעות ולהיות מוכנים להציג עדויות תומכות על אופן חישוב הניכוי. אם חובות אלה הם נפגשו, משלם המסים נהנה מהיתרון של מס הכנסה מופחת שלה.

1. זכאי ניכוי קילומטראז

לפני רישום מידע עבור ניכוי קילומטראז פוטנציאלי, קריטריונים מסוימים חייבים להיות נפגשו כדי לקחת את היתרון. משלם המסים יכול לקחת את הניכוי קילומטראז עבור נסיעה מהמשרד לאתר עבודה, מהמשרד למקום השני של העסק או על נסיעה לסידורים הקשורים לעסק. בנוסף, משלמי המסים יכול לכלול נסיעות עשה פגישה עם לקוחות, הולך לשדה התעופה, מבקרים לקוחות עבור העסק או מחפשים עבודה חדשה באותה תעשייה.

2. קביעת שיטת חישוב

משלם המסים יכול לבחור בין שתי חלופות של חשבונאות עבור סכום הניכוי קילומטראז '. שתי השיטות משתנות, שכן אחת אינה דורשת תחזוקה של יומן קילומטראז '. אם משלם המסים בוחרת לקחת את הניכוי קילומטראז רגיל, היא רק צריכה לשמור על יומן של קילומטראז במוקדמות קילומטראז '. אם היא בוחרת לנכות הוצאות רכב בפועל בשנה, עליה לשמור על כל קבלות ומסמכים רלוונטיים הנוגעים לחיובים שבוצעו עבור הרכב.

3. שיא מד מרחק בתחילת שנת המס

שירות מס הכנסה (IRS) דורש משלם המסים כדי לרשום את מד המרחק של כלי רכב עסקיים בתחילת שנת המס. מידע זה מתועד בטופס 2106. אם הרכב נרכש במהלך השנה ואינו חדש, משלם המסים חייב להקליט את קריאת מד המרחק מהיום הראשון שבו הוא נפרס.

4. תחזוקה יומן נהיגה (אם יש צורך)

אם משלם המסים בוחר את הניכוי קילומטראז רגיל, היא חייבת לשמור על יומן של קילומטרים מונע. IRS דורש מידע מסוים כדי להישמר, או שהיא עשויה להיות כפופה פסילה מלקחת את הניכוי. בתחילת כל נסיעה, משלם המסים מסמן את מד מרחק הרכב וקובע את המטרה, מיקום ההתחלה, מיקום הסיום ותאריך הנסיעה. בסיום הטיול, היא מציינת את הקריאה האחרונה של מד המרחק ומחסרת את הדמות הזו מתחילת הקריאה כדי למצוא את מספר המילים הכולל לטיול. יש לשמור את יומן הנהיגה במועד מדויק עם פרטים ספציפיים, שכן אין צורך באומדנים ועיגול.

5. שמור רישום של תקבולים (אם יש צורך) אם משלם המסים בוחר את ניכוי ההוצאות בפועל, היא אינה נדרשת לשמור על יומן קילומטראז. במקום זאת, עליה לשמור עותקים של קבלות ותיעוד רלוונטיים.על כל מסמך לכלול את התאריך, הסכום הדולרי של השירות או השירות שנרכש, ומידע המתייחס לטוב או לשירות בפועל.

6. שיא מד מרחק בסוף שנת המס

בסוף שנת המס, משלם המסים רושם את הקריאה של מד מרחק הסיום. נתון זה משמש יחד עם מד מרחק הקריאה בתחילת השנה לחשב את סך כל קילומטר מונע במכונית במשך השנה. המידע, כולל איזה אחוז של קילומטרים מונע היו למטרות עסקיות, נדרש על טופס 2106.

7. הקלט קילומטראז על החזר מס

בתום שנת המס, משלמי המסים מפרטת את הסכום הכולל של קילומטרים מונע על טופס 2106, קו 13. נתון זה מחושב על ידי שיעור קילומטראז תקן לשנה לקבוע את סכום ההשתתפות בדולרים . לחלופין, היא יכולה לארגן את תקבולי ההוצאות בפועל לקבוצות, כולל דלק, נפט, תיקונים, ביטוח, השכרת רכב ופחת.

8. שמור את התיעוד

משלם המסים חייב לשמור את התיעוד הנוגע לניכוי קילומטראז לפחות שלוש שנים. אם התיעוד מתבקש ממס הכנסה כדי להוכיח את החישובים של הניכוי קילומטראז, משלם המסים צריך לשמור עותק של הרשומות לפני פיזור המידע לרשויות המס. כדי למזער את הסיכון של אובדן מידע, היא צריכה לשמור יומן פיזי נפרד עבור כל שנת מס נפרדת.