a:

על פי Sarbanes Oxley Act (SOX), חברות נדרשות לשמור את כל המסמכים המכילים מידע על מדיניות החברה או על הביצועים שלה. כל מסמך הרלוונטי לתהליך הביקורת המכיל מידע על חברה שניתן לייצג במילים או במספרים נחשב למסמך שיש להשאירו למטרות ביקורת. כדי להדגיש נקודה זו, סעיף 802 של המעשה מדגיש כי כללי שימור המסמכים חלים על כל הדואר האלקטרוני של החברה, על קבצים מצורפים לדואר אלקטרוני ועל מסמכים שנשמרו במחשבים, בשרתים, בכונני עזר, בנתונים אלקטרוניים, באתרי אינטרנט, כמו כמו גם עותקים קשיחים של כל רשומות החברה. כללי חשבונאות מקובלים (GAAP) מחייבים גם שחברות ישמרו על רשומות עסקיות.
תחת SOX, ישנם ארבעה מפתחות מרכזיים שיש לעמוד בהם כדי להבטיח שמסמכים מאוחסנים דיגיטלית יעמדו במדיניות שמירה על מסמכים. רכיבים אלה הם:

-9 ->

• המסמכים, כולל הודעות דוא"ל, חייבים להיות "הוכחה לטמפר"
• מסמכים מאוחסנים דיגיטלית חייבים להיות מוגנים בסיסמה, לקריאה בלבד ולא ניתן למחוק אותם
• המסמכים הדיגיטליים המאוחסנים חייבים להיות מוצפנים וחתימה דיגיטלית
• המסמכים המאוחסנים דיגיטלית חייבים להיות בעלי יכולת ביקורת על ידי צד שלישי, ויש להם יכולת חיפוש.

המכון האמריקאי לרואי חשבון, ארגון המהווה חלק בלתי נפרד מהקביעת ה- GAAP, מציע גם הצעות מסוימות לגבי בקרות מתאימות למסמכים מאוחסנים דיגיטלית. עותקים של הודעות דוא"ל והעתקים דיגיטליים אחרים המשמשים במהלך העסקים יש לשמור הן דיגיטלית והן עותק קשיח. כאשר המסמכים מאוחסנים בצורה דיגיטלית, יש צורך בביצוע בקרה פנימית נאותה. חלק מהבקרות הפנימיות הנדרשות הן שאנשי ה- IT האחראים לאחסון מסמכים דיגיטליים חייבים להיות עצמאיים, ויש לשמור עותק קשיח של יומני אבטחה.

-> ->

לקבלת מידע נוסף על SOX ועל מבקרים, ראה מבט מבפנים על מבקרים פנימיים .

שאלה זו נענתה על ידי Chizoba Morah.