מערכת מידע חשבונאית (AIS) היא מבנה שבו עסק משתמש כדי לאסוף, לאחסן, לנהל, לעבד, לאחזר ולדווח על הנתונים הכספיים שלו, כך שניתן יהיה להשתמש בו על ידי רואי חשבון, יועצים, עסקים אנליסטים, מנהלים, סמנכ "לים פיננסיים, סמנכ" לים ורשויות מס. בפרט, רואי חשבון שהוכשרו במיוחד לעבוד עם AIS כדי להבטיח את הרמה הגבוהה ביותר של דיוק בעסקאות הפיננסיות של החברה ו recordkeeping ולעשות נתונים פיננסיים זמינים בקלות למי צריך גישה לגיטימית אליו, כל זאת תוך שמירה על נתונים שלמים ובטוחים. מאמר זה יתאר את המרכיבים העיקריים של AIS וכמה יישומי החיים האמיתיים שלה.

-> ->

הדרכות: דוחות כספיים

מרכיבי מערכת מידע חשבונאית
מערכות מידע חשבונאי כוללות בדרך כלל שישה חלקים עיקריים: אנשים, נהלים והוראות, נתונים, תוכנה, טכנולוגיית מידע תשתיות ובקרות פנימיות. בואו נסתכל על כל רכיב בפירוט.

אנשים
האנשים AIS הם פשוט משתמשים במערכת. מקצוענים אשר עשויים להזדקק להשתמש AIS של הארגון כוללים רואי חשבון, יועצים, אנליסטים עסקיים, מנהלים, קצינים פיננסיים ראשיים ורואי החשבון. (למידע נוסף ב מה עושה מנהל כספים ראשי? )

AIS מסייע למחלקות השונות בתוך החברה לעבוד יחד. לדוגמה, ההנהלה יכולה לקבוע מטרות מכירות שעבורן הצוות יכול להזמין את כמות המלאי המתאימה. צו המלאי מודיע למחלקת הנהלת החשבונות על תשלום חדש. כאשר המכירות נעשות, אנשי מכירות יכולים להיכנס הזמנות הלקוח, חשבונאות יכול לקוחות חשבונית, המחסן יכול להרכיב את הסדר, מחלקת המשלוח יכול לשלוח אותו, מחלקת החשבונות מקבל הודעה על חדש חייבים. מחלקת שירות הלקוחות יכולה לעקוב אחר משלוחי הלקוח והמערכת יכולה ליצור דוחות מכירות לניהול. מנהלים יכולים גם לראות עלויות המלאי, עלויות המשלוח, עלויות הייצור וכן הלאה.

עם AIS מעוצב היטב, כולם בתוך ארגון מורשה לעשות זאת יכולים לגשת לאותה מערכת ולקבל את אותו מידע. AIS גם מפשט מקבל מידע לאנשים מחוץ לארגון במידת הצורך. לדוגמה, יועצים עשויים להשתמש במידע ב- AIS כדי לנתח את האפקטיביות של מבנה התמחור של החברה על ידי בחינת נתוני עלות, נתוני מכירות והכנסות. כמו כן, המבקרים יכולים להשתמש בנתונים כדי להעריך את הבקרה הפנימית של החברה, המצב הכספי ואת ציות לחוק Sarbanes-Oxley (SOX). (למידע נוסף על תקנות חשבונאיות, לבדוק את ההיסטוריה הפיננסית: עלייתה של חשבונאות מודרנית )

AIS צריך להיות מתוכנן כדי לענות על הצרכים של האנשים אשר יהיה להשתמש בו.המערכת צריכה גם להיות קלה לשימוש צריך לשפר, לא להפריע, יעילות.

נוהל והוראות
הנוהל וההוראות של AIS הם השיטות שבהן הוא משתמש לאיסוף, אחסון, אחזור ועיבוד נתונים. שיטות אלה יהיו ידניות ואוטומטיות, והנתונים יכולים להגיע הן ממקורות פנימיים (עובדים, ג) עובדים והן ממקורות חיצוניים (למשל, הזמנות מקוונות של לקוחות). ההליכים וההוראות יקודדו בתוכנת AIS; הם צריכים להיות גם "מקודדים" לעובדים באמצעות תיעוד והדרכה. נהלים והנחיות חייב להיות עקבי להיות יעיל.

כדי לאחסן מידע, AIS חייב להיות מבנה מסד נתונים כגון שפת שאילתות מובנית (SQL), שפת מחשב נפוצה עבור מסדי נתונים. AIS גם צריך מסכי קלט שונים עבור סוגים שונים של משתמשים במערכת וסוגים שונים של הזנת נתונים, כמו גם פורמטים פלט שונים כדי לענות על הצרכים של משתמשים שונים וסוגים שונים של מידע. (האם עבודה כמו כספית פיננסיים נשמע מעניין לך? למידע נוסף ב גילוי קריירה ב חשבונאות משפטית )

נתונים
הנתונים הכלולים AIS הוא כל המידע הפיננסי הרלוונטי השיטות העסקיות של הארגון. כל הנתונים העסקיים המשפיעים על הכספים של החברה צריך להיכנס AIS. הנתונים הכלולים ב- AIS יהיו תלויים באופי העסק, אך הוא עשוי להיות מורכב מהפעולות הבאות:

• הזמנות לקוח
• דוחות חיוב לקוח
• דוחות ניתוח מכירות
• דרישות רכש
• חשבוניות ספקים
• לבדוק רשומות
• ספר חשבונות כללי
• נתוני מלאי
• נתוני שכר
• שמירת זמן
• פרטי מס

נתונים אלה יכולים לשמש להכנת דוחות חשבונאיים ודוחות כגון חשבונות זכאים, לוחות פחת / הפחתות, יתרת ניסוי, רווח והפסד וכן הלאה. לאחר כל הנתונים האלה במקום אחד - ב- AIS - מקלה על שמירת רשומות, דיווח, ניתוח, ביקורת ופעילויות קבלת החלטות. כדי שהנתונים יהיו שימושיים, עליו להיות שלם, נכון ורלוונטי. לעומת זאת, דוגמאות של נתונים שלא היו נכנסים ל- AIS כוללים תזכירים, התכתבות, מצגות ומדריכים. מסמכים אלה עשויים להיות יחסים משיקים הכספים של החברה, אבל למעט העצים הרגילים, הם לא ממש חלק הנהלת החשבונות הפיננסיים של החברה.

תוכנה

רכיב התוכנה של AIS הוא תוכניות מחשב המשמשות לאחסון, לאחזור, לעבד ולנתח את הנתונים הכספיים של החברה. לפני שהיו מחשבים, AISs היו ידניים, מערכות מבוססות נייר, אבל כיום, רוב החברות משתמשות בתוכנות מחשב כבסיס של AIS. עסקים קטנים עשויים להשתמש Quickuit של Intuit, Sage Peachtree חשבונאות, או חשבונאות עסקים קטנים של מיקרוסופט, אבל יש הרבה אחרים. עסקים קטנים עד בינוניים עשויים להשתמש ב- Business One של SAP. עסקים בינוניים וגדולים עשויים להשתמש ב- Dynamics GP של מיקרוסופט, ב- MAS 90 או ב- MAS 200, ב- Peoplesoft של Oracle או ב- Epicor Financial Management.
איכות, אמינות ואבטחה הם מרכיבים מרכזיים של תוכנת AIS יעילה. מנהלים מסתמכים על המידע שהוא מייצר כדי לקבל החלטות עבור החברה, והם זקוקים למידע באיכות גבוהה כדי לקבל החלטות קוליות.

תוכנות AIS ניתן להתאים אישית כדי לענות על הצרכים הייחודיים של סוגים שונים של עסקים. אם תוכנית קיימת אינה עונה על צרכי החברה, התוכנה יכולה גם להתפתח בתוך הבית עם תשומות משמעותיות ממשתמשי קצה או ניתן לפתח על ידי חברה של צד שלישי במיוחד עבור הארגון. המערכת יכולה אפילו להיות outsourced לחברה מתמחה.

עבור חברות ציבוריות, לא משנה מה התוכנה ואפשרויות התאמה אישית העסק בוחר, תקנות Sarbanes-Oxley יכתיב את המבנה של AIS במידה מסוימת. הסיבה לכך היא כי תקנות ה- SOX קובעות בקרות פנימיות ונהלי ביקורת שחברות ציבוריות חייבות לעמוד בהן.

תשתית טכנולוגיית מידע

תשתית טכנולוגיית המידע היא רק שם מפואר עבור החומרה המשמשת להפעלת מערכת המידע החשבונאי. רוב פריטי החומרה האלה הם דברים שהעסק צריך שיהיה להם בכל מקרה - הם כוללים מחשבים אישיים, שרתים, מדפסות, מגיני נחשולים, נתבים, אמצעי אחסון, ואולי ספק כוח גיבוי. בנוסף לעלות, גורמים לשקול בבחירת חומרה כוללים מהירות, יכולת אחסון והאם ניתן להרחיב ולשדרג. (לחשוב על להיות רואה חשבון? קרא,
קניות עבור הסמכה חשבונאות .) אולי הכי חשוב, החומרה שנבחרה עבור AIS חייב להיות תואם את התוכנה המיועדת. באופן אידיאלי, זה לא יהיה רק ​​תואם, אבל אופטימלי, מערכת clunky יהיה הרבה פחות מועיל מאשר אחד מהיר. אחת הדרכים עסקים יכולים בקלות לעמוד בדרישות חומרה ותוכנה התוכנה היא על ידי רכישת מערכת סוהר הכולל גם את החומרה ואת התוכנה כי הצרכים העסקיים. רכישת מערכת סוהר אומר, באופן תיאורטי, כי העסק יקבל שילוב אופטימלי של חומרה ותוכנה עבור AIS שלה.

AIS טוב צריך לכלול גם תוכנית לשמירה, שירות, החלפת ושדרוג רכיבים של מערכת החומרה, כמו גם תוכנית לסילוק של חומרה שבורה ומיושנת, כך נתונים רגישים נהרס לחלוטין.

בקרות פנימיות

הבקרות הפנימיות של AIS הן אמצעי האבטחה שהוא מכיל כדי להגן על נתונים רגישים. אלה יכולים להיות פשוטים כמו סיסמאות או מורכבות כמו זיהוי ביומטרי. AIS חייב להיות בקרות פנימיות כדי להגן מפני גישה לא מורשית למחשב ולהגביל את הגישה למשתמשים מורשים הכוללת כמה משתמשים בתוך החברה. הוא חייב גם למנוע גישה לא מורשית לקובץ על ידי אנשים המורשים לגשת רק לחלקים נבחרים של המערכת. (לפרטים נוספים על בטיחות אישית, לבדוק
הגנה על המסמכים הפיננסיים שלך מאסון .) AIS מכיל מידע סודי השייכים לא רק לחברה אלא גם לעובדיה ולקוחותיה.נתונים אלה עשויים לכלול מספרי ביטוח לאומי, פרטי שכר, מספרי כרטיסי אשראי וכן הלאה. כל הנתונים ב- AIS צריכים להיות מוצפנים, וגישה למערכת צריכה להירשם ולבצע מעקב. פעילות המערכת צריכה להיות עקיבה גם כן.

AIS גם צריך בקרות פנימיות המגנות עליו מפני וירוסים, האקרים ואיומים פנימיים וחיצוניים אחרים לאבטחת הרשת. יתר על כן, זה חייב להיות מוגן מפני אסונות טבע ועליות חשמל שיכול לגרום לאובדן נתונים. (למד איך אתה יכול להשיג עבודה בתחום זה, קרא את

מדריך קריירה במערכות מידע חשבונאות .) AISs in Real Life

ראינו איך AIS מעוצב היטב מאפשר עסק לרוץ בצורה חלקה על בסיס יומיומי או מעכב את פעולתו אם המערכת מעוצבת בצורה גרועה. שימוש שלישי עבור AIS הוא שכאשר עסק בצרות, הנתונים ב- AIS שלו יכולים לשמש כדי לחשוף את הסיפור של מה השתבש. המקרים של וורלדקום ושל ליהמן ברדרס מספקים שתי דוגמאות.
בשנת 2002, המבקר הפנימי של Worldcom יוג'ין מורס וסינתיה קופר השתמשו ב- AIS של החברה כדי לחשוף 4 מיליארד דולר בהוצאות הוצאה מזויפות ורשומות חשבונאיות אחרות. החקירה שלהם הובילה לסיום של סמנכ"ל הכספים סקוט סאליבן וכן חקיקה חדשה. (סעיף 404 לחוק Sarbanes-Oxley, המסדיר את הבקרות והנהלים הפיננסיים הפנימיים של החברות (האם עבודה כמו כספית פיננסית מעניינת אותך? למידע נוסף ב

גילוי קריירה בחשבונאות משפטית .) לאחר שבדקו את הסיבות להתמוטטותו של ליהמן, בדיקה של מערכת ה- AIS ומערכות נתונים אחרות הייתה מרכיב מרכזי, יחד עם איסוף מסמכים וסקירה של ראיונות עדים, והחיפוש אחר הסיבות לכישלונה של החברה "נזקק לחקירה נרחבת. סקירה של מערכות ההפעלה, המסחר, ההערכה הפיננסית, החשבונאית ומערכות נתונים אחרות ", על פי דו" ח הבוחן 2, 200 עמודים, תשעה כרכים. המערכות של להמן מספקות דוגמה לאופן שבו AIS צריך

מובנים בדו"ח של בוחן אנטון ר. ולוקאס נכתב כי "בעת הגשת התיקים של פשיטת הרגל, ליהמן שמר על טלאים של יותר מ -2, 600 מערכות תוכנה ויישומים … רבות ממערכות להמן היו מקוממות, מיושנות או לא סטנדרטיות. " Th e בוחן החליט למקד את המאמצים שלו על 96 מערכות שנראו הרלוונטיים ביותר, ואת הבדיקה נדרש הכשרה, מחקר וניסוי וטעייה רק ​​כדי ללמוד כיצד להשתמש במערכות. (ראו גם> מקרה מבחן: קריסת האחים להמן

ו מבט פנימי על מבקרים פנימיים > הדו"ח של ולוקס ציין גם: "המערכות של להמן היו תלויות זו בזו, היחסים שלהם היו קשים לפענוח ולא מתועדים היטב, ונדרש מאמץ יוצא דופן לפרק את המערכות הללו כדי לקבל את המידע הדרוש. " - <->

סיכום

ששת המרכיבים של AIS פועלים יחד כדי לסייע לעובדי מפתח לאסוף, לאחסן, לנהל, לעבד, לאחזר ולדווח על הנתונים הכספיים שלהם. לאחר מערכת ניהול חשבונות מתוחזקת ומתוחזקת כי הוא יעיל ומדויק הוא מרכיב חיוני של עסק מצליח.